Mail Merge

MAIL MERGE

A.    Pengertian Mail Marge

Mail merge adalah sebuah fasilitas di Microsoft office word yang digunakan untuk membuat sebuah dokumen yang templatenya sama namun tujuan penerimanya berbeda. Contoh mail merege ini adalah membuat surat undangan maupun amplopnya. Sebuah surat undangan, isi suratnya tentu sama namun tujuan pengiriman kepada siapa undangan tersebut dikirimkan tentulah akan berbeda. Inilah salah satu fungsi mail merge. Fungsi mail merge tidak sebatas hanya untuk membuat surat undangan dan amplop namun bisa juga untuk untuk membuat dokumen lain seperti laporan keuangan yang bentuknya sama tiap bulan, hanya saja jumlah uang yang dilaporkan berbeda.

Sebenarnya fungsi  mail merge sudah ada pada generasi microsoft office sebelumnya yaitu 2003, namun mail merge word 2007 dirasa lebih mudah karena berbasis grafik. Sehingga lebih mudah untuk menghafal langkah-langkahnya.

  

B.     Langkah-Langkah Membuat Mail Merge

Ada 2 langkah yang perlu dilakukan:

1.      Siapkan database di Ms. Excel (bikin file excel-nya, biasanya berisi nama & alamat, atau yang lainnya yang mau di tampilkan di undangan yang akan anda buat).

2.      Atur dokumen yang di Ms. Word buat baca data dari file excel tersebut lewat mail merge

Pertama anda harus buat databasenya dulu di Ms. Excel yang berisikan Nama, Alamat, Tanggal, dan lainnya yang anda butuhkan ketika anda buat undangan atau surat/data lainnya.....

1.      Buka dulu Ms. Excel

2.  Buat disana kolom Nama, Alamat, Hari, Tanggal dan sebagainya seperlu yang anda butuhkan

Gambar: Contoh file Database yang kita siapkan

Gunakan baris pertama pada setiap kolom sebagai judul kolom, seperti pada biasanya. Baru kemudian baris kedua dan selanjutnya anda isi dengan daftar nama, alamat dan seterusnya seperti gambar diatas

3.      Rename nama sheet di bagian bawah

Mengapa di Rename...??? karena nama ini yang akan menjadi acuan pada saat men-setting mail merge di ms. Word. Klik kanan pada Sheet 1, rename.

4.      Rename dengan nama terserah, misalnya kita kasih nama ALAMAT

Setelah selesai menulis nama, tekan enter atau klik lain pada Ms. Excel biar nama baru tersebut tersimpan.

5.      Setelah semua diatas selesai,,, sekarang simpan data tersebut dengan tekan keyboard Ctrl+S atau lewat menu – save

 

Beri nama terserah anda,,,, misalnya diberi nama “Tugas TI Q” dan tekan Save. Kalau bisa anda buatkan folder sendiri supaya ketika menyeting di Ms. Word anda tidak kebingungan atau agar tidak tercampur dengan file lainnya....

6.      Simpan dengan nama terserah, misalnya Tugas TI Q"

 

Anda sudah memiliki database alamat di Ms. Excel selanjutnya anda tinggal membuat Desain Surat yang dimaksud dan mengatur Mail Merge di Ms. Word.

1.      Buka Ms. Word

2.      Bikin dulu desain surat-nya, pastikan bagian yang nantinya mau diisi dengan nama, alamat, hari dan tanggal anda kosongi dulu. Karena mau diisi secara otomatis. Seperti contoh saya dibawah ini:

3.      Selanjutnya atur mail merge-nya

Klik menu Mailling - Start Mail Merge - Step by Step Mail Merge Wizard

4.      Akan keluar panel tambahan di bagian kanan Ms. Word anda

Seperti ini:

Langsung saja klik pilihan letter, kemudian next di bawahnya...

5.      Pada step ke-2 ini, pilihlah Use the current document, kemudian next lagi...

6. Pada step ke-3 ini, klik tulisan Browse di panel kanan,, lalu pilih dokumen excel yang berisi daftar nama,alamat, hari & tanggal yang telah anda buat tadi

7.      Setelah itu akan muncul jendela Select Table, anda pilih nama sheet yang sudah anda rename tadi,,, seperti di sini; ALAMAT, jangan lupa klik OK

8. Pastikan semua nama yang mau dipakai dalam keadaan tercentang. Setelah itu klik OK

9. Setelah itu, pastikan di panel kanan sudah ada tulisan nama data alamat anda tadi. Kalau belum ada berarti masih ada kesalahan di proses sebelumnya.... Selanjutnya klik Next di bawah untuk lanjut ke step 4 

10.  Sekarang anda akan menentukan di mana letak tulisan nama dan alamat itu nanti berada di dokumen undangan anda. Misalnya, anda ingin nama nanti di letakkan di belakang kata Yth. Di undangan anda: Yth, nama. Caranya, pertama taruh kursor pada belakang kata Yth., dengan  mengklik sekali di belakang kata Yth tersebut:

Pastikan tanda kelip-kelip kursor sudah ada di belakang Yth. Jangan memindah kelip-kelip kursor ini ketempat lain dulu. Kemudian, klik pada tulisan More items.... di panel sebelah kanan. Selanjutnya akan keluar jendela kecil Insert Merge Field: seperti di bawah ini tentu saja, pilih fields nama, kemudian insert

11.  Kalau berhasil, maka di belakang tulisan bapak/ibu akan ada tulisan <<NAMA>>. Itu artinya, bagian tersebut nantinya akan diisi oleh nama-nama di database tadi.

12.  Selanjutnya anda bisa melakukan hal yang sama untuk alamat, hari dan tanggal

13.  Kalau sudah berhasil seperti itu. Klik Next di panel kanan bawah

Tulisan Next Preview you letter.... untuk melihat preview undangan yang telah anda buat

Gambar: hasil undangan yang sudah dibuat dengan mail merge

Setelah selesai, klik Next di panel bagian bawah, untuk menyudahi pekerjaan anda. Jangan  lupa, save pekerjaan anda dan tempatkan di satu folder dengan file database Ms. Excel tadi

14.  Selanjutnya anda bisa langsung mencetak hasil pekerjaan anda dengan mengklik Print.... di step terakhir. Printer akan otomatis mencetak semua secara berurutan sesuai dengan data yang anda sediakan lewat Ms. Excel tadi...